Los retos éticos y la responsabilidad de ser notario en línea: Establecer la capacidad y la no coacción
Ética en la notarización en línea: Breve historia
En 2014, cuando Florida Document Specialists estaba comenzando su andadura, nos dimos cuenta de que convertirnos en notarios públicos era esencial. La mayoría de nuestros clientes, ya sea que se trate de adopción, divorcio u otros documentos legales, necesitaban una certificación notarial antes de presentarlos ante el tribunal. Contar con notarios en la empresa agilizó el proceso y nos permitió ofrecer un conjunto completo de servicios.
En aquel momento, la notarización remota en línea (RON) ni siquiera se vislumbraba en el horizonte, y el proceso parecía bastante sencillo. Sin embargo, como aprendimos rápidamente, las responsabilidades de un notario público, especialmente la verificación de la identidad y la confirmación de la capacidad, no siempre son tan sencillas como parecen.
La doble responsabilidad: Identidad y capacidad
Verificar la identidad es sencillo en teoría: examinar un documento de identidad con fotografía válido y comparar la fotografía con la cara del firmante. Pero confirmar la capacidad -asegurarse de que el firmante entiende el documento y firma voluntariamente- es harina de otro costal. Esto requiere observación e interacción:
Observación
Entable una conversación con el firmante para evaluar si parece alerta, coherente y capaz de comprender la naturaleza del documento.
Interacción
Haga preguntas directas, como "¿Comprende lo que está firmando?" y "¿Firma este documento voluntariamente?".
Aunque los notarios no están legalmente obligados a llevar a cabo una investigación detallada sobre la capacidad o la coacción, deben negarse a dar fe si tienen motivos razonables para creer que el firmante carece de capacidad o está bajo coacción. Por desgracia, estas situaciones son más comunes de lo que muchos podrían pensar.
Relatos desde el terreno: Capacidad y coacción en acción
El testamento desgarrador
Nuestra primera negativa a certificar ante notario se refería a las últimas voluntades de un anciano. Su hija había coordinado todo y nos aseguró que estaba en su sano juicio. Al llegar, lo encontramos en una silla de ruedas, luchando por respirar e incapaz de comunicarse coherentemente. Estaba claro que la hija había intentado manipular la situación, ya fuera por desesperación o por mala intención. Nos negamos a seguir adelante y nos marchamos con el corazón encogido pero la conciencia tranquila.
La debacle del poder notarial
En otro caso, un hijo consiguió que su padre firmara un poder notarial duradero. Mientras llevábamos a cabo la sesión, un asistente sanitario a domicilio señaló discretamente que el padre estaba mentalmente incapacitado. Las respuestas confusas del firmante y su confesión de que no sabía lo que estaba pasando confirmaron nuestras sospechas. Nos negamos a legalizar el documento para proteger tanto al firmante como la integridad de nuestra función.
El familiar "servicial
A menudo, los familiares intentan "ayudar" a los signantes respondiendo a preguntas por ellos o "recordándoles" lo que se habló. Frases como "Hablamos de esto anoche, papá, ¿te acuerdas?" son habituales. Aunque muchas de estas situaciones son fruto de la desesperación y no de la malicia, ponen en peligro la autonomía del firmante y la capacidad del notario para confirmar su capacidad.
La inolvidable firma del divorcio
Una de las situaciones más dramáticas a las que nos enfrentamos fue la de una pareja que firmaba un acuerdo matrimonial. Durante la sesión, la esposa se dio cuenta de que el acuerdo había sido alterado por su marido, sin que ella lo supiera. El descubrimiento dio lugar a una intensa discusión allí mismo, en vídeo. Aunque la sesión terminó sin notarización, puso de relieve la importancia de leer y comprender completamente los documentos antes de firmarlos, una lección que todo el mundo debería tener en cuenta.
Introducir Notarización Remota Online (RON)
En enero de 2020, Florida autorizó el RON, y en marzo, la pandemia de COVID-19 lo había convertido en una necesidad. Casi de la noche a la mañana, Florida Document Specialists se convierte en uno de los principales servicios notariales en líneay la primera en Florida. Aunque la transición planteó retos tecnológicos, también introdujo nuevas complejidades a la hora de evaluar la capacidad y la no coacción a través de una pantalla.
Como resultado de nuestros esfuerzos, John Bayne, fundador de Florida Document Specialists, ha sido galardonado con el premio al mejor documentalista de Florida. Notario del año 2021 por la Asociación Nacional de Notarios (NNA). Este reconocimiento validó nuestro compromiso con la profesionalidad, la ética y la innovación en el ámbito notarial.
Mitos sobre la certificación notarial en línea
Algunos escépticos, especialmente en la comunidad jurídica, argumentaron que la certificación notarial en línea dificultaría la detección de problemas de capacidad o coacción. Sin embargo, nuestra experiencia demuestra lo contrario. Con miles de sesiones de RON a nuestras espaldas, hemos comprobado que:
Las interacciones de vídeo y audio ofrecen amplias oportunidades para evaluar la capacidad de un signante.
Las grabaciones de la sesión permiten su revisión a posteriori, lo que ofrece un nivel de transparencia del que no se dispone en las notarizaciones tradicionales.
Razones comunes para rechazar las notarizaciones en línea
Barreras lingüísticas
Los firmantes deben entender los documentos que firman. Si no dominan el inglés, necesitamos un intérprete jurado o un notario que domine su idioma. Los intentos de "engañar al sistema" entrenando a los firmantes en tiempo real se detectan y rechazan inmediatamente.
Falta de capacidad
En casi todos los casos en los que se cuestiona la capacidad, hay terceros presentes. Los firmantes suelen acudir a estas personas en busca de orientación o respuestas, lo que revela su incapacidad para relacionarse de forma independiente con el notario. Tales escenarios conducen a una rápida denegación.
Coacción
La interferencia de terceros -incluso sutil- es una señal de alarma. Si un firmante parece presionado o influenciado, no seguiremos adelante, por muy convincente que sea la explicación.
Lecciones aprendidas de RON
A medida que RON se ha ido generalizando, nos hemos encontrado con varios retos singulares. Por ejemplo, aunque es poco frecuente, hemos tenido situaciones en las que los firmantes han intentado cometer fraude, como presentar documentos alterados o fingir que entendían cuando era evidente que no comprendían el contenido. Estos casos no hacen sino reforzar la importancia de la vigilancia y el compromiso con las prácticas éticas.
El papel de la desesperación en los dilemas éticos
Muchas de las situaciones a las que nos enfrentamos no se deben a malas intenciones, sino a la desesperación. Las familias suelen esperar demasiado para que sus seres queridos firmen documentos importantes, lo que provoca pánico de última hora e intentos de recortar gastos. Esta desesperación puede manifestarse de forma que comprometa la autonomía del firmante o la capacidad del notario para desempeñar sus funciones de forma ética.
Asesoramiento proactivo para las familias
Para evitar estos escenarios estresantes, recomendamos:
Planifica con tiempo: No espere a que la salud de un ser querido se deteriore para preparar los documentos legales.
Consulte a profesionales: Trabaje con un abogado o un servicio de preparación de documentos para asegurarse de que todo está en orden.
Sé sincero: Comparta información precisa con el notario para evitar complicaciones o negativas innecesarias.
Nota sobre ética profesional
Mientras que algunos notarios pueden tomar atajos, nosotros nos mantenemos firmes en nuestro compromiso con la profesionalidad y la ética. Hemos tenido casos en los que clientes frustrados encontraron otros notarios dispuestos a pasar por alto las salvaguardias esenciales. Aunque decepcionante, esto sólo refuerza nuestra dedicación a hacer lo correcto.
Reflexiones finales: El papel de la ética en la certificación notarial en línea
En Florida Document Specialists, creemos que un notario en línea formado y ético es tan capaz de evaluar la capacidad y detectar la coacción como un notario presencial. De hecho, la transparencia añadida de las sesiones grabadas proporciona una capa adicional de protección para todas las partes implicadas. Ya sea en persona o en línea, nuestra misión sigue siendo la misma: mantener la integridad del acto notarial y proteger los intereses de aquellos a quienes servimos.
Al adherirnos a estos principios, no sólo hemos creado confianza con nuestros clientes, sino que también hemos ayudado a establecer el estándar de lo que debe ser un servicio notarial profesional en línea. Y para aquellos que puedan encontrarse en situaciones desesperadas, planifiquen con anticipación, busquen orientación profesional y recuerden que los notarios éticos como los de Florida Document Specialists están aquí para ayudar.
ES 
EN