Documentos extranjeros como notario público de Florida
Entender el reto
Los notarios en Florida tienen obligaciones específicas y limitadas definidas por ley estatal. Pueden realizar notarizaciones como reconocimientos, jurats (juramentos y afirmaciones) y certificación de fotocopias. Sin embargo, los notarios extranjeros suelen tener poderes similares a los de los abogados, lo que puede crear confusión cuando se pide a un notario de Florida que legalice un documento de otro país.
Los documentos extranjeros pueden contener lenguaje complicado que pide al notario hacer cosas más allá de su autoridad legal. Los notarios deben tener cuidado de no notarizar incorrectamente estos documentos por miedo o malentendidos. Esta guía ayudará a los notarios de Florida a reconocer y manejar adecuadamente los documentos extranjeros.
Problemas habituales con los documentos extranjeros
Términos notariales confusos
Los documentos extranjeros a menudo incluyen lenguaje que sugiere que el notario está verificando cosas que legalmente no puede. Algunos ejemplos de ello son:
"El notario certifica que el firmante entiende este documento".
"El notario confirma que el firmante tiene autoridad legal para actuar en nombre de una empresa".
"El notario verifica la exactitud del documento".
Un notario de Florida no puede certificar estas cosas. Sin embargo, su papel va más allá de la mera identificación del firmante. También debe asegurarse de que el firmante es competentes, conscientes de lo que firman y no bajo coacción o influencia indebida. Si un documento contiene una redacción que requiere que el notario tome determinaciones fuera de su ámbito, debe negarse a firmar o modificar el certificado para reflejar la ley de Florida.
Solicitudes de actas notariales no autorizadas
Los documentos extranjeros pueden pedir a un notario que realice acciones que no están permitidas en Florida, tales como:
"Legalizar" una firma o "autenticar" un documento.
Comprobación de la veracidad o exactitud del documento.
Actuar como autoridad legal.
Si una solicitud no figura en la lista de actos notariales permitidos en Florida, el notario debe negarse a realizarla. Además, el notario debe confirmar que el firmante parece dispuesto y capaz de ejecutar el documento sin coacción.
Secciones Notariales Preescritas que No Cumplen con la Ley de Florida
Muchos documentos extranjeros vienen con declaraciones notariales preimpresas. Éstas suelen incluir términos u obligaciones que los notarios de Florida no están autorizados a certificar. Si la redacción es incorrecta, el notario debe:
Tache las expresiones incorrectas que no se aplica.
Adjuntar un certificado notarial aprobado por Florida que describe correctamente el acto notarial.
Explicar al firmante por qué se hicieron los cambios para evitar confusiones.
Cómo manejar el lenguaje notarial preimpreso
Cómo manejar el lenguaje notarial preimpreso
Revise el documento detenidamente e identifique cualquier lenguaje incorrecto.
Informe amablemente al firmante de que la ley de Florida exige una redacción específica.
Adjunte el correspondiente certificado notarial conforme a Florida.
Documentos en lengua extranjera
A Florida notary public is not required to understand the full contents of a document in order to notarize it. However, the notary must be able to read and verify the notarial certificate to ensure it contains proper language and conforms to Florida law. If the notarial certificate is in a foreign language the notary does not understand, the notarization must be declined, as the notary cannot confirm what act they are certifying.
Additionally, Florida law prohibits notaries from notarizing certain types of documents, regardless of the language used. These include:
Vital records such as birth, death, or marriage certificates (these must be issued by the appropriate government agency, not notarized).
Recordable documents (e.g., deeds or other instruments intended for recording in the public records) when the document is written in a language not understood by the notary, unless the notary can confirm the document is complete and appropriate for recording.
If a notary encounters a document in a foreign language and needs a general understanding of its content—such as verifying it is not a vital record or a prohibited recordable instrument—Google Lens can be a helpful tool. This mobile app feature allows the notary to take a photo of the document and instantly translate the text for reference purposes. While this does not replace professional translation or legal review, it can help the notary make an informed decision about whether to proceed or decline the notarization.
As always, when in doubt, the notary should err on the side of caution and seek guidance or decline the notarization to remain in compliance with Florida law.
Consejos para tramitar documentos en lenguas extranjeras
Asegúrese de que la redacción notarial está en inglés y cumple la legislación de Florida.
No certifique las traducciones ni la exactitud del documento.
Si no está seguro, niéguese a certificar ante notario.
Buenas prácticas para la certificación de documentos extranjeros
Confirmar la voluntad y la capacidad del firmante
Los notarios de Florida son responsables de asegurarse de que el firmante está en su sano juicio, entiende lo que está firmando y no está siendo forzado a firmar. Si el notario sospecha que el firmante está bajo coacción o carece de capacidad, debe negarse a notarizar el documento.
Pregunte al firmante qué tipo de acta notarial necesita
El notario nunca debe decidir esto por el firmante. Si el documento no indica claramente si se requiere un reconocimiento o un juramento, el firmante debe elegir.
Utilizar certificados notariales aprobados por Florida
Si la redacción del documento no es clara o no cumple con las normas, el notario debe utilizar un certificado notarial que cumpla con las normas de Florida. Esto garantiza que la notarización es legal y válida.
Dónde encontrar los certificados notariales correctos
Recursos en línea del Departamento de Estado de Florida
Asociaciones de notarios que facilitan plantillas
Nunca certifiques nada más allá de la identidad, la voluntad y la conciencia
Si un documento sugiere que el notario está confirmando hechos que van más allá de la identificación, la conciencia mental y la voluntad de firmar, el notario debe rechazar o modificar la redacción notarial para que sea conforme.
Remitir al firmante a un abogado cuando sea necesario
Si un firmante no está seguro del documento, debe consultar a un abogado. Los notarios no pueden ofrecer asesoramiento jurídico ni sugerir cambios en el contenido del documento.
En caso de duda, diga no
Si una solicitud de notarización parece impropia, fuera del ámbito de la ley de Florida, o se siente incómodo, la mejor opción es negarse. Es mejor negarse que arriesgarse a tener problemas legales.
Reflexiones finales
La tramitación de documentos extranjeros puede ser complicada, pero los notarios de Florida deben atenerse a las normas. Manteniéndose dentro de su autoridad legal, utilizando los certificados notariales adecuados y rechazando las solicitudes indebidas, los notarios pueden evitar errores y protegerse de la responsabilidad. La clave es mantenerse informado y no dejarse intimidar por un lenguaje complicado. Si una solicitud no le parece correcta, ¡no la haga!
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