Notario remoto en línea de Florida: Supervisión de testigos electrónicos para testamentos, fideicomisos y más
Cuando la mayoría de la gente piensa en notaries, piensa en actos tradicionales como verificar una firma en un acuse de recibo o administrar un juramento en un jurat. En Florida, existe otra acta notarial igual de oficial pero mucho menos conocida: supervisar el atestado de un registro electrónico.
En Estatuto de Florida § 117.285Se trata de un acto notarial reconocido y de gran importancia en el mundo de los Notarización remota en línea (RON). Permite a un online notary de Florida supervisar la atestiguación de documentos a través de una tecnología segura de audio y vídeo en tiempo real, de modo que el firmante, los testigos y el notary no tienen que estar todos en el mismo lugar físico.
Es una solución moderna para una necesidad jurídica de larga data, y viene con sus propias normas específicas, especialmente para determinados documentos de gran valor o sensibles.
What Does “Supervising the Witnessing of Electronic Records” Mean?
En pocas palabras, cuando un documento requiere testigos, un remote online notary de Florida puede supervisar a esos testigos electrónicamente. Esto sucede en una sesión de vídeo en directo donde:
En principal (la persona que firma) está en cámara.
Los testigos son físicamente presente con el director o unirse a distancia por vídeo.
El notary supervisa todo el proceso y se asegura de que se siguen todos los pasos legales.
Si un testigo es remotosu identidad debe verificarse mediante el mismo proceso seguro de varios pasos que se exige para la certificación notarial en línea con arreglo al artículo §. 117.265(4). Si un testigo es físicamente presenteSimplemente, indican su nombre y dirección en la grabación de vídeo para que pase a formar parte del expediente permanente.
¿Cuándo es necesaria esta acta notarial?
Aunque el testimonio a distancia se puede utilizar para muchos documentos, la ley de Florida añade protecciones adicionales para determinados documentos sensibles o de alto riesgo.
Documentos que requieren procedimientos especiales
Si menos de dos testigos están físicamente presentes con el firmante, el notary supervisor debe seguir pasos adicionales de selección e interrogatorio para:
Testamentos (incluyendo testamentos electrónicos)
Fideicomisos con disposiciones testamentarias
Voluntades anticipadas sanitarias
Renuncias conyugales en virtud de §§ 732.701 o 732.702
Poderes concesión de autoridad bancaria o de inversión (§ 709.2208)
Garantías especiales para documentos sensibles
Cuando el documento que se firma es un testamento, un fideicomiso con disposiciones testamentarias, instrucciones anticipadas de asistencia sanitaria, una renuncia del cónyuge o un poder notarial que otorga autoridad bancaria o de inversión, la ley de Florida impone pasos adicionales antes de que pueda haber testigos a distancia.
Aquí está el detalle clave que la mayoría de la gente pasa por alto: estas salvaguardias son responsabilidad del proveedor de servicios de Notarización Remota en Línea (RON) - la "plataforma" - no del notary individual.
Obligaciones de la plataforma
En virtud del §117.285(5), la plataforma debe:
Formule las tres preguntas de selección requeridas antes de empezar a testificar:
"¿Se encuentra hoy bajo los efectos de alguna droga o alcohol que merme su capacidad de decisión?".
"¿Padece alguna enfermedad física o mental o una discapacidad de larga duración que merme su capacidad para realizar las actividades normales de la vida diaria?".
"¿Necesita ayuda con los cuidados diarios?"
Finalizar la sesión inmediatamente si el firmante responde "Sí" a alguna de ellas. En ese caso no se permite el testimonio a distancia.
Si todas las respuestas son "No". presentar el apercibimiento legal por escrito antes de que se produzca el atestado:
AVISO: Si usted es un adulto vulnerable tal y como se define en la sección 415.102 de los Estatutos de Florida, los documentos que vaya a firmar no serán válidos si son presenciados por medio de tecnología de comunicación audio-vídeo. Si sospecha que puede ser un adulto vulnerable, debe tener testigos físicamente presentes con usted antes de firmar.
Buenas prácticas opcionales del notario
Aunque la plataforma se encarga de estas salvaguardas, un online notary bien formado -como los de Florida Document Specialists- puede repetir las preguntas y la advertencia ante la cámara para que formen parte de la sesión grabada. Esto no es obligatorio, pero es una forma inteligente de reforzar el registro si alguna vez se cuestiona la validez del documento.
Por qué es importante elegir la plataforma
No todas las plataformas RON están equipadas para este proceso. Si la plataforma no puede ejecutar las preguntas, mostrar la advertencia y finalizar automáticamente una sesión cuando sea necesario, la certificación notarial no cumplirá los requisitos legales de Florida, por mucha experiencia que tenga el notary.
Preguntas formuladas durante la sesión de vídeo
En el caso de los documentos confidenciales cubiertos por estas salvaguardias, la ley de Florida también exige que se formulen determinadas preguntas ante la cámara durante la firma. Estas preguntas las formula el notary y quedan registradas en la grabación:
¿Está casado/a? En caso afirmativo, ¿cómo se llama su cónyuge?
¿Quién le ayudó a acceder a esta videoconferencia?
¿Quién ayudó a preparar estos documentos?
¿Dónde estás ahora?
¿Quién más está en la habitación contigo?
Estas respuestas se almacenan como parte del registro de audio y vídeo sin editar. Pueden utilizarse como prueba si se impugna el documento, aunque una respuesta incorrecta por sí sola no invalida automáticamente la firma.
Por qué es importante esta Acta Notarial
Cuando se hace correctamente, el testimonio electrónico supervisado a través de una plataforma RON conforme tiene el mismo peso legal que el testimonio tradicional en persona. Esto significa que un testamento firmado en Florida con un testigo en otro estado puede seguir siendo válido, siempre que se sigan todas las salvaguardas del artículo 117.285.
Para testamentos electrónicosla ley es muy clara: la supervisión por un online notary de Florida en cumplimiento de §117.285 es obligatorio para que el testamento sea válido. Saltarse cualquier paso, ya sea una pregunta de selección, la advertencia legal o la verificación de identidad adecuada, podría dejar el documento expuesto a impugnaciones ante los tribunales.
Riesgos de equivocarse
Un testamento o fideicomiso podría ser declarado nulo.
Es posible que las entidades financieras no acepten un poder notarial.
Una directiva sanitaria podría ser inaplicable en caso de crisis.
En resumen, omitir una salvaguardia no es un error menor, sino que puede deshacer todo el propósito del documento.
Tabla de consulta rápida - Documentos que activan normas especiales
| Tipo de documento | ¿Es necesaria la supervisión a distancia si hay menos de dos testigos físicamente presentes? |
|---|---|
| Testamentos (incluidos los electrónicos) | ✅ Sí |
| Fideicomisos testamentarios | ✅ Sí |
| Directivas sanitarias | ✅ Sí |
| Exenciones para cónyuges (§732.701 / §732.702) | ✅ Sí |
| Poderes (banca/inversión) | ✅ Sí |
Cómo ayuda Florida Document Specialists
En Florida Document Specialists nos ocupamos de notarización remota en línea todos los días - incluida la supervisión del atestado de registros electrónicos con arreglo a los estrictos requisitos de §117.285.
Nuestro proceso "Compliance-First
Sólo utilizamos plataformas RON totalmente compatibles con el flujo de trabajo especial de los testigos supervisados, incluidas las preguntas de selección automatizadas y la finalización de la sesión cuando sea necesario.
Confirmamos que la plataforma presenta la advertencia legal exactamente como se requiere.
Cuando está permitido, nuestros notaries repiten las preguntas y la advertencia en vídeo para mayor protección.
Nos aseguramos de que los testigos remotos completen la verificación de identidad requerida y confirmen la ubicación en EE.UU. o en su territorio.
Si falla una salvaguarda, detenemos la sesión y le orientamos hacia un testimonio en persona adecuado.
¿Preparado para hacerlo bien a la primera?
Los documentos confidenciales merecen la plataforma, el flujo de trabajo y el notary adecuados. Florida Document Specialists ofrece las tres cosas.
Llámenos hoy mismo al (800) 255-5287 o programe su sesión de testimonio electrónico supervisado conforme a las normas - y firme con confianza.
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