Florida eRecording Service for Notices of Commencement and Property Deeds
Welcome to Florida Document Specialists, where we make paperwork behave.
Our boutique team helps homeowners, contractors, and professionals prepare, notarize, and electronically record documents with county clerk offices across Florida—without the red tape headache.
We handle the clerical details: mecanografía de documentos, notarización en línea, eRecording facilitationy certified copy retrieval. You stay focused on what you do best; we’ll make sure your paperwork ends up where it belongs.
What Is eRecording, and Why Should You Care?
If you’ve ever hand-delivered a Notificación de inicio to a clerk’s office—or mailed it and hoped for the best—you already know why eRecording matters.
Grabación electrónica, short for grabación electrónica, lets you skip the courthouse shuffle entirely. Instead of driving across town with paper copies (or tracking down which clerk still accepts walk-ins), you upload your documents securely online. Most are recorded the same day, and you’ll get proof of recording right in your inbox.
Para construction professionals, this solves a major pain point:
you can keep projects moving without waiting on a runner, an overnight envelope, or the one staff member who knows where the permit packet went.
We act as your off-site eRecording department—typing, notarizing, and submitting your documents through a certified, SOC-audited platform used by county clerks statewide. No portal accounts, no subscriptions, no training. Just done.
Why Florida Leads the Nation in eRecording
¿Sabía que Florida es uno de los pocos estados en los que un Notificación de inicio (NOC) must be recorded before certain permitted construction work can even begin? It’s a legal requirement—and one reason Florida’s clerks handle an enormous volume of electronic document recordings every single day.
For contractors, property owners, and other professionals, that makes timely recording more than just a formality—it’s part of keeping projects on schedule and in compliance with building regulations.
En Florida Document Specialists, we make that process easier. Our streamlined system blends clerical support, remote notarization, and secure eRecording through a nationally recognized, SOC-audited and ISO-certified platform trusted by county clerks across the state. The result? Fewer delays, cleaner submissions, and a smoother experience from first upload to final confirmation.
Our Florida eRecording Services
Notarización en línea
Nuestra notarización remota en línea service is open to clients anywhere—Florida, the U.S., or abroad. All sessions include proper ID verification, optional witnesses, and an actual human notary (not a call-center queue). It’s quick, secure, and 100% compliant with Florida law.
Certified Copy Retrieval
Need proof it’s done? We can pull electronically certified copies from over 30 Florida counties and deliver them straight to your inbox—no courthouse trips, no waiting in line.
Electronic Submission
Once your document is ready, we handle the electronic submission to county clerk offices across Florida. Everything runs through a SOC-audited, ISO 27001-certified eRecording platform—the same technology trusted by title companies and county clerks statewide.
This system meets Normas de accesibilidad del W3C and adheres to best practices established by PRIA, ALTA, MBA, MISMO, and ESRA, ensuring your documents are transmitted securely, accurately, and in full compliance with industry benchmarks.
You’ll receive confirmation as soon as your document is submitted, and once the county completes its review and officially records it, we’ll deliver your recorded copy straight to your inbox.
Document Typing (for Minimum-Consideration Deeds)
And by the way—if you need a Quitclaim o Lady Bird Deed typed for a minimum-consideration transfer, we can help with that too.
Somos no abogados, so we don’t draft or “manuscript” legal documents from scratch. What we do is provide a selection of standard, commonly used deed templates y complete them using only the information you supply. The result is a neatly typed, professionally formatted document that’s ready for notarization and eRecording—without stepping into legal advice territory.
Our role is purely clerical, but we take that role seriously. And if there’s even a hair of doubt about what your document should say, it’s always wise to consult a licensed Florida attorney before proceeding. We’ll be here to handle the typing once you’re confident in your direction.
Empiece ya a registrar electrónicamente sus NOC y escrituras
Quick, compliant, and refreshingly straightforward. Our transparent, flat-rate pricing means no surprises—just secure submission handled by people who know the quirks of every Florida county. (Recording times vary by clerk, but we move fast on our end.)
Notificación de inicio
eRecord Florida NOC for Building Permits-
Ofrecemos servicio de eRecording para Notificación de Inicio para la mayoría de los condados de Florida.
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Servicios de notarización en línea ofrecidos en todo el país y en el extranjero.
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We’ll handle recording your Notices of Commencement, letting you stay focused on your business.
Escrituras de propiedad en Florida
eRecord Quitclaim Deeds & Lady Bird Deeds-
Los servicios de eRecording se ofrecen en la mayoría de los condados de Florida.
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Servicios de notarización en línea ofrecidos en todo el país y en el extranjero.
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We provide online witnesses for fast, secure notarization of your Quitclaim and Lady Bird deeds.
Por qué los clientes eligen Florida Document Specialists
Servicios integrados para un proceso fluido
We handle every stage of your workflow—from notarization to electronic submission—in one place. Whether you need us to prepare a deed using your information or simply eRecord a completed document, our support adapts to your needs. No runaround, no finger-pointing—just smooth execution start to finish.
Alcance nacional e internacional
Nuestra notarización remota en línea servicios are available across the United States and around the world. We regularly assist U.S. citizens living abroad, as well as international professionals managing U.S. property or business interests—all through a secure, identity-verified platform that meets Florida’s RON standards.
Velocidad y eficacia
We move fast on our end so you don’t have to lose momentum on yours. Electronic submission and real-time notarization mean most documents reach the clerk the same day. (County recording times vary—some are lightning quick, others take a few days—but we get your file there without delay.)
Precisión y conformidad
Before we hit “submit,” every document is checked line by line for county formatting and readiness. It’s a small obsession of ours that saves our clients from costly rejections and resubmissions later.
Seguridad y prevención del fraude
Your privacy matters. Our systems use encryption, multi-factor authentication, and AI-driven KYC identity verification to confirm signers and safeguard sensitive information at every step. Combined with our ISO 27001-certified, SOC-audited partner platform, your documents are protected from start to finish.
📄 Documentos que suelen presentarse para el registro electrónico
We facilitate the electronic recording of many common document types across Florida, incluyendo:
Notificaciones de inicio (NOC)
Escrituras — Quitclaim, Warranty, and Lady Bird
Levantamientos de embargo y reclamaciones de embargo
Satisfacciones hipotecarias
Cesiones y servidumbres
Certain Declaraciones juradas, such as Affidavits of Domicile*
If you’re unsure whether your document qualifies for eRecording, we can review it and confirm whether it meets county formatting and technical requirements.
Note: Not all Florida counties accept every document type for eRecording; eligibility varies.
Identity Verification (KYC) for Deed Recordings
Because deed recordings involve property ownership, we use a quick Conozca a su cliente (KYC) verification to confirm identity and prevent fraud. It’s fast, smartphone-friendly, and secure—typically taking just a few minutes.
Documents such as Notices of Commencement usually don’t require this step, which means they can move through the system even faster. For deeds, however, KYC adds a layer of protection that helps keep unauthorized filings out of public records.
Our approach is simple: protect our clients, meet every county’s compliance standard, and keep the workflow moving efficiently.
Who Uses Our eRecording Services
Our clients cover just about every corner of Florida’s paperwork landscape—each with the same goal: get it recorded quickly, correctly, and without courthouse drama.
Contractors and builders who need to record Notices of Commencement before permits can move forward.
Property owners and families transferring title through Quitclaim o Lady Bird Deeds.
Title companies, paralegals, and real-estate professionals who want dependable submission without maintaining their own eRecording accounts.
Anyone who prefers precision over paper cuts.
For deed-related filings, we perform a short KYC identity check to verify who’s signing and submitting—an extra layer of protection against unauthorized recordings. Notices of Commencement typically don’t require that step, which keeps those orders moving faster.
Whether you handle one document a year or dozens a month, we make the process clean, compliant, and as painless as Florida paperwork gets.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
We get a lot of smart questions from clients who want to understand how eRecording really works in Florida—especially contractors, property owners, and first-time users. Here are a few of the most common ones to help you know what to expect before you get started.
eRecording, o registro electrónico, es una forma segura de presentar documentos para su registro oficial en la oficina del Secretario e Interventor de un condado. En lugar de enviar por correo o entregar en mano la documentación, usted la carga a través de una plataforma en línea para su rápida tramitación, a menudo en cuestión de minutos. Este moderno método ahorra tiempo, reduce los errores y proporciona una confirmación inmediata una vez registrado el documento.
Somos especialistas en grabación electrónica:
- Notificaciones de inicio (NOC)
- Escrituras (Quit-Claim, Warranty, Lady Bird, Life Estate)
- Hipotecas
- Levantamiento de embargos
- Satisfacciones de hipoteca
- Documentos de apoderamiento
Nota: Es posible que algunos documentos no puedan registrarse electrónicamente en determinados condados debido a normativas específicas. Si no está seguro sobre un documento en particular, póngase en contacto con nuestro equipo para obtener orientación.
Florida es el único estado que requiere que se registre una Notificación de Inicio antes de comenzar un proyecto de construcción permitido. El registro de este documento ayuda a proteger a los propietarios, contratistas y otras partes mediante el establecimiento de la fecha de inicio oficial y la definición del plazo de los derechos de retención.
- Experiencia: Somos un proveedor líder de servicios documentales en Florida desde 2014.
- Seguridad: Nuestra plataforma con certificación ISO 27001 y auditada por el SOC utiliza un potente cifrado para proteger tus datos.
- Precisión: Revisamos minuciosamente cada documento para reducir errores y rechazos.
- Rapidez: Los documentos pueden procesarse y registrarse, a menudo en cuestión de minutos.
- Asistencia: Nuestro equipo especializado responde a las llamadas personalmente, asegurándose de que dispones de la ayuda que necesitas.
Los precios varían en función del tipo de documento y de las tasas del condado. Nuestras tarifas típicas incluyen:
- Notificaciones de inicio: $18 por documento, más tasas del condado y una tasa de tramitación de crédito/débito de 5%.
- Escrituras: $29 por el primer documento y $25 por cada documento adicional, más tasas del condado.
- La mayoría de los demás documentos: $23 por documento, más tasas del condado.
Creemos en los precios transparentes y competitivos, por lo que no hay cargos ocultos. Póngase en contacto con nosotros para obtener un desglose completo de los costes.
Sí. Aunque nuestra plataforma se centra actualmente en el registro de documentos en los condados de Florida, nuestra servicios notariales en línea están disponibles en todo el país y en el extranjero. También estamos ampliando nuestra cobertura de eRecording a otros estados, así que mantente al tanto de las novedades.
No. Una de las principales ventajas de eRecording es que nunca tendrá que enviar por correo o entregar en mano los documentos originales al secretario del condado. Una vez que los documentos están preparados, sólo tiene que cargarlos en nuestro sistema seguro, y nosotros nos encargamos del resto.
Normalmente, la secretaría procesa los documentos electrónicos en cuestión de minutos o de unas pocas horas laborables, dependiendo del volumen. Esta es una ventaja significativa sobre el envío tradicional por correo o la entrega en persona, que pueden tardar días o incluso semanas. Dependiendo de la carga de trabajo, algunos condados pueden tardar un día o más en registrar.
Sí, para la mayoría de los servicios de eRecording. Utilizamos una verificación KYC rápida y cómoda -que se completa en su smartphone en menos de dos minutos- para garantizar la identidad segura del cliente. Sin embargo, este paso no es necesario para el registro electrónico de notificaciones de inicio. Nuestro proceso KYC ayuda a prevenir el fraude y mantiene la seguridad de sus transacciones sin añadir una complejidad innecesaria.
Ofrecemos servicios de notarización remota en línea para escrituras totalmente preparadas. Puede completar todo el proceso de notarización desde la comodidad de su casa u oficina. Una vez autenticado, podemos ayudarle sin problemas con el eRecording para finalizar el estado oficial de su documento.
Una vez que el documento se haya registrado correctamente, recibirá una copia con las marcas oficiales del secretario. Esta copia confirmada sirve como prueba de la legalidad de su documento, y puede conservarla para sus archivos o remitirla a las partes pertinentes.
No. Para que el eRecording sea válido, necesitamos una versión escaneada del documento original firmado físicamente. No podemos aceptar fotos (aunque se conviertan en PDF) ni escaneos de una copia. Esto garantiza que su presentación cumple las normas oficiales del condado, reduciendo el riesgo de rechazos o retrasos.
Sí. Sólo registramos escrituras que tienen un requisito de contraprestación mínimo o nulo y no exigen impuestos de timbre documental. Si su escritura requiere sellos documentales o si no está seguro de los requisitos, póngase en contacto con nosotros antes de presentarla para determinar si cumple los requisitos.
Completar la verificación KYC nos ayuda a confirmar la identidad de la persona que presenta el documento, lo que es esencial para evitar fraudes en las escrituras y registros no autorizados. Al verificar su identidad, nos aseguramos de que solo el propietario legítimo o la parte autorizada pueda registrar documentos relacionados con la propiedad, protegiendo así sus intereses.
Para empezar, póngase en contacto con nosotros por teléfono o a través de nuestro sitio web. Le guiaremos en la preparación de los documentos necesarios, la verificación KYC y el envío seguro en línea. Nuestra plataforma está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, para que puedas subir tus documentos cuando te resulte más cómodo.